Seis habilidades básicas

¿Qué se necesita para administrar una pequeña empresa?

Bueno, tenga en cuenta que hay miles de tipos diferentes de empresas.

Algunas fabrican productos, y algunas venden servicios. Algunas son minoristas, como las tiendas que venden a los consumidores…

… y algunas son mayoristas, como los fabricantes que producen y venden productos a otras empresas.

Y también hay otras diferencias.

Algunas empresas tienen empleados y algunas están a cargo de una sola persona.

Pero cualquiera que sea el tipo de negocio que tenga, hay seis habilidades básicas que probablemente use todos los días.

El éxito de su pequeña empresa puede depender mucho de lo bien que usted aplique estas seis habilidades.

Todo lo que usted hace en los negocios va a requerir una combinación de tiempo, dinero y materiales, cosas que suelen ser escasas . Si planifica por adelantado, le será más fácil usar estos recursos limitados para aprovecharlos al máximo.

Piense en sus objetivos y en cómo va a lograrlos. Sea realista y específico: ¿quién va a hacer qué cosa y para cuándo?

Piense de antemano en su presupuesto de negocios. Considere cuánto dinero va a necesitar, cuándo va a necesitarlo y cómo va a usarlo. Determine qué espera obtener a cambio del dinero que gasta. Esto se llama rendimiento o retorno sobre la inversión, o RSI.

Para empezar a formar un negocio, hágase algunas preguntas básicas:

  • ¿Qué productos o servicios voy a proveer?
  • ¿Quiénes serán mis clientes?
  • ¿Cómo van a satisfacer mis productos y servicios las necesidades de mis clientes?

A medida que encuentre las respuestas a éstas y a preguntas relacionadas con ellas, comience a elaborar su plan.

Tanto si la pequeña empresa es un fabricante como si es un comercio minorista o un proveedor de servicios, todos los propietarios de pequeñas empresas participan en las adquisiciones, que también se suelen llamar compras.

Dado que la ganancia es la diferencia entre lo que usted gasta y lo que sus clientes le pagan, le conviene ahorrar siempre que sea posible. Comprar con inteligencia ayudará a su empresa a ser más rentable.

Para comprar mejor, piense en sus gastos por categorías. De esa manera, usted verá cómo está gastando su dinero, lo cual le ayudará a tomar mejores decisiones de negocios. Si el dinero es escaso, podrá detectar rápidamente la categoría en la que puede reducir gastos. Si tiene dinero de sobra, verá en qué puede gastarlo para hacer crecer su empresa. Esto se llama reinvertir.

La habilidad para comprar también quiere decir que usted obtendrá la calidad que necesita en las cosas que compra, y evitará desperdiciar su dinero. Por último, ser buen comprador significa que tendrá los bienes y servicios necesarios cuando los necesite. El momento oportuno es importante en los negocios.

“Producir” significa proveer productos y servicios para que otros los compren. Los fabricantes llaman a esto el proceso de producción. Las empresas de servicios podrían llamarlo el proceso de entrega de servicios.

La mejora de su proceso de producción puede incrementar su rentabilidad. Por ejemplo, si encuentra la forma de ahorrar dinero entregando su producto más rápidamente o de forma menos costosa, puede aumentar la cantidad de dinero que gana. Si logra suministrar productos o servicios de mejor calidad, es probable que venda más. O si puede encontrar maneras de empaquetar o suministrar lo que produce de formas más convenientes para sus clientes, es probable que sus ventas aumenten.

A fin de vender, tiene que entender a sus clientes: qué quieren, cómo y cuándo lo quieren, y qué precio están dispuestos a pagar. Los clientes deben tener necesidad de lo que usted ofrece. Deben saber que su negocio existe y estar interesados en comprarle a usted. Deben creer que su producto o servicio va a satisfacer su necesidad. Por último, deben sentirse cómodos con que el precio que está pidiendo es razonable y que está a su alcance.

Asimismo, reflexione sobre sus normas de pago. Dependiendo de lo que usted venda, tiene que decidir no solamente cuánto va a cobrar, sino también el plazo que usted requiere para el pago. Por ejemplo, algunas empresas cobran el 50% cuando se hace el pedido y el 50% al entregar el producto o servicio. Usted también tiene que decidir si va a conceder crédito a los clientes, en qué cantidad y por cuánto tiempo.

El “seguimiento” se refiere a la habilidad para llevar bien los registros o libros de su empresa. A menos que usted haga un seguimiento del dinero en su empresa, y de lo que compra, produce y vente, ¡podría usted estar perdiendo dinero sin siquiera darse cuenta! Llevar registros también es importante para llenar correctamente sus formularios de impuestos.

Lleve registros financieros exactos y al día. Lleve un registro de sus depósitos, retiros y saldos actuales; cuánto debe y cuánto le deben sus clientes. De esa manera siempre sabrá cuánto dinero tendrá disponible. Mantenga separados sus registros personales y de negocios, para poder ver claramente cómo está funcionando su negocio.

También lleve la cuenta de sus esfuerzos de ventas, de sus clientes y de su proceso de entrega de productos o servicios. Al llevar cuenta de la información útil, puede tomar decisiones más inteligentes para mejorar la eficiencia, las ventas y la rentabilidad de su negocio.

Administrar quiere decir tener una visión qué quiere que su empresa llegue a ser, y adaptarse constantemente a los cambios para guiar a la empresa hacia esos objetivos. Si tiene empleados, administrar significa también ser el líder de un equipo que es fundamental para su éxito. La mayoría de los propietarios de empresas con experiencia consideran que sus empleados son el recurso más valioso de su compañía. Ellos representan a su empresa ante los clientes, los proveedores y el público. Ellos tienen que creer en su empresa y comprometerse a hacer un buen trabajo a fin de que la empresa tenga éxito.

Para la mayoría de las empresas, los empleados constituyen también el mayor gasto, por lo que no pueden permitirse tener gente que no sea productiva. (Recuerde que el costo total de los empleados no solamente incluye sus salarios, sino también los beneficios, los impuestos salariales y el tiempo y gasto necesario para la administración).

Usted puede aprender a ser un mejor administrador trabajando para, o escuchando las opiniones de administradores experimentados que han aprendido a base de sus propios errores y éxitos.


Mujer de negocios pequeños

Herramientas básicas de los negocios

Servicios bancarios por Internet

Los servicios bancarios por Internet son una de las herramientas más útiles para la administración financiera que un propietario o administrador de una pequeña empresa puede tener. En los negocios, “el tiempo es dinero”, y administrar su dinero en Internet puede ser un gran ahorro de tiempo. Los servicios bancarios en Internet son seguros y convenientes: puede monitorear la actividad de su cuenta en cualquier momento, revisar sus transacciones y saldos, transferir fondos entre cuentas bancarias y pagar las deudas.

Cuentas de cheques

Las cuentas de cheques de los negocios son semejantes a las personales. Puede ser fácil acceder a su dinero y transferir dinero entre cuentas. Es importante tener una cuenta de negocios diferente de la cuenta personal para poder ver cómo está funcionando su negocio y cuánto dinero en efectivo tiene disponible. También será más rápido y más fácil rellenar sus formularios de impuestos.

Muchos bancos ofrecen cuentas que le permiten emitir cheques y usar los servicios bancarios por Internet y los cajeros automáticos (ATM).

Algunos bancos ofrecen tarjetas ATM especiales que permiten al propietario de la empresa controlar cómo pueden usar la tarjeta ATM los empleados. Por ejemplo, un contador podría hacer depósitos pero no tener acceso pleno al dinero de la empresa.

Pregunte en su banco local acerca de las diferentes cuentas de cheques de negocios que ofrecen.

Cuentas de ahorros

Como sucede con una cuenta de cheques, muchas empresas pequeñas tienen una cuenta de ahorros de negocios que está separada de la cuenta de ahorros personal. Con los ahorros, usted podrá atender necesidades de emergencia en su negocio. Puede hacer planes por anticipado para las grandes compras que va a hacer en el futuro. Estará listo para pagar sus impuestos empresariales cuando llegue la fecha para hacerlo.

En la mayoría de los bancos, su cuenta de ahorros de negocios puede usarse como protección contra sobregiros para su cuenta de cheques de negocios. Esto puede ahorrarle dinero en cargos por cheques devueltos por falta de fondos, y ayudarle a mantener sus buenas calificaciones de crédito.

Asimismo, cuando usted pone su dinero en una cuenta de ahorros de negocios, el banco le premia con regularidad, sumando intereses que hacen que sus ahorros aumenten.

Servicios de nómina salarial

Pagar a sus empleados y llevar registros de lo que les paga puede ser algo complicado y que toma mucho tiempo. Las leyes sobre impuestos salariales cambian con frecuencia. Como empleador, pueden cobrarle multas si no se mantiene al día con las nuevas leyes. Un servicio de nómina salarial puede hacer que el proceso entero de pagar a sus empleados y de llevar la cuenta de lo que les paga sea más rápido y conveniente. El proveedor del servicio de nómina también asume la responsabilidad de cumplir con las leyes actuales de salarios, y de pagar las multas si son ellos quienes cometen un error.

Muchos bancos ofrecen servicios de nómina salarial. Pregunte a su banco los detalles sobre lo que ofrecen y cuánto cobran.

Préstamos y líneas de crédito

Los préstamos suelen usarse para hacer compras grandes no habituales. El proceso de pedir dinero prestado para su empresa es semejante al de pedir un préstamo personal. Sin embargo, cuando usted obtiene un préstamo personal, es normalmente para comprar algo que simplemente quiere tener, como un vehículo o electrodomésticos. Sin embargo, cuando pide dinero prestado para su empresa, debe ser con el fin de mejorar o ampliar su negocio y rentabilidad, por ejemplo obtener un préstamo para comprar equipos que aumentarán su capacidad de producción o para reducir a la larga sus costos de producción.

Una línea de crédito le da a una empresa una manera flexible de tomar dinero prestado en cualquier momento y de administrar el flujo de efectivo. El banco se compromete a prestarle hasta cierta cantidad de forma continua. Usted puede usar lo que necesite (hasta su límite) y a pagar por lo menos el mínimo todos los meses. Sólo paga intereses sobre la cantidad que pide prestada.

Garantía personal

Cuando usted desea pedir dinero prestado, el prestamista estudia el desempeño financiero y el historial de crédito de su empresa para decidir cuánto y qué tipo de crédito le van a dar. También examinarán su situación financiera personal. Eso se debe a que la mayoría de los prestamistas requieren una garantía personal para la mayoría de los créditos de negocios. Una garantía personal significa que una persona individual, llamada el garante, firma un acuerdo legal por el cual se compromete a pagar el préstamo si la empresa no puede hacerlo.

Si está pensando en pedir dinero prestado para su empresa, asegúrese de entender claramente a qué se comprometen su empresa y usted personalmente. Considere obtener asesoramiento legal antes de firmar un acuerdo de préstamo.

Tarjetas de crédito

Las tarjetas de crédito de negocios pueden ser muy convenientes, particularmente para hacer compras pequeñas y para viajes de negocios. Tener una tarjeta de crédito de negocios separada de su tarjeta personal facilita la identificación de los gastos de negocios. Muchos programas de tarjetas de crédito ofrecen estados de cuenta mensuales o trimestrales que muestran cuánto se gastó en diferentes categorías de gastos. Esto puede ahorrarle tiempo de contabilidad.

La mayoría de los programas de tarjetas de crédito de negocios le permiten tener múltiples tarjetas, por lo que puede entregar dichas tarjetas a los empleados. Para mantener el control de los gastos de sus empleados, puede asignar un límite de gastos a sus tarjetas. Algunos programas de tarjetas le permiten incluso limitar los tipos de compras que sus empleados pueden hacer, por ejemplo permitirles solamente comprar suministros de oficina.

Las tarjetas de crédito garantizadas por depósito son ideales para las empresas que están empezando o para las que necesitan reconstruir su crédito de negocios. Para conseguirla, normalmente se requiere abrir una cuenta con un saldo igual al límite de crédito de la tarjeta.

Procesamiento con tarjeta de comerciante

Es importante que la forma de hacer negocios sea conveniente para sus clientes. Cuantas más formas tengan sus clientes de pagarle, más fácil les será comprar. Los proveedores de tarjetas de crédito, incluidos muchos bancos, ofrecen el procesamiento de las tarjetas de comerciantes. Estos servicios le permiten a usted aceptar pagos con tarjeta de crédito y de débito de sus clientes, incluyendo los pagos por Internet.

Las investigaciones indican que los consumidores tienden a comprar cosas más caras y a gastar más en general cuando usan una tarjeta de crédito. Por eso, aceptar tarjetas de crédito y de débito puede ayudar a su empresa a vender más y en mayores cantidades por cada transacción que usted hace.

Pregunte en su banco local si ofrece servicios de procesamiento de tarjetas de crédito y cuánto cobra.


Hable con su representante bancario

Investique por que su representante bancario puede ser un valioso asesor de negocios.

La mayoría de los bancos tienen empleados que se especializan en ayudar a los clientes de negocios. Usted puede preguntarles acerca de los productos y servicios específicos. Pero también puede hablar con ellos acerca de su negocio: de lo que ha logrado y de lo que piensa lograr.dueños de tiendas masculinas

La mayoría de los funcionarios bancarios de negocios han trabajado con docenas, o tal vez con cientos de pequeñas empresas similares a la suya. Dado que usted es cliente del banco, el banco quiere que usted tenga éxito. Cuanto más sepan ellos sobre usted y su negocio, mejor podrán aconsejarle y prestarle asistencia.


Cómo puede ayudarle la SBA

Acerca de la SBA

La U.S. Small Business Administration o SBA , es una agencia independiente del gobierno federal. Su misión es ayudar a la gente a iniciar negocios, a mantener los negocios y a lograr que sus negocios tengan éxito y crezcan. La SBA ofrece todo tipo de recursos para ayudarle a iniciar, financiar y administrar su empresa, y a encontrar nuevas oportunidades de negocios. Puede ayudarle a elaborar un plan de negocios, a obtener capital inicial, a comprar bienes raíces y mucho más. La SBA tiene oficinas en distintos lugares de los Estados Unidos para ayudarle. Para aprender más, visite el sitio Web de la SBA en sba.gov.

Cómo iniciar su propia empresa

La SBA puede ayudarle con:

  • Kit inicial para el inicio de una pequeña empresa
  • Entrenamiento y asesoramiento
  • Sesiones sobre planificación de negocios
  • Programas de asistencia especial para minorías, discapacitados, veteranos de guerra y otros grupos
  • Seminarios
  • Shareware

 
Cómo financiar su empresa
La SBA puede ayudarle con programas de préstamos, incluidos los que se centran en:

  • Micropréstamos (hasta $35,000) para empresas que se inician, o están recién establecidas o en crecimiento
  • áreas de ingresos bajos y moderados
  • Líneas de crédito para capital de explotación
  • Asistencia para la preparación de un plan de negocios y la construcción de las operaciones de negocios

 
Cómo administar su empresa
La SBA puede ayudarle con talleres, cursos y guías en Internet.

Nuevas oportunidades de negocios
La SBA puede ayudarle con:

  • Contratos con agencias gubernamentales.
  • Desarrollo empresarial.
  • Eventos de relacionamiento entre empresas.
  • Asistencia para la exportación.
  • Subsidios para empresas sin fines de lucro
  • Seminarios para expandir su negocio

Para obtener más información sobre la SBA, visite su sitio Web sba.gov.

mujer en la tienda

Vocabulario esencial

Activo. La fotocopiadora que usted compró aumenta el valor de su negocio.

Pasivo. El dinero que usted debe.

Inventario. Los productos o mercancías que usted quiere vender a sus clientes.

Costo de mercancías vendidas. El gasto que hace un fabricante en los materiales que usa para hacer los productos.

Costos fijos. Gastos que son cantidades iguales todos los meses, como el alquiler de un local o de equipos.

Costos variables. Gastos que pueden cambiar mes a mes, como el consumo de electricidad o los impuestos.

Gastos generales. Los gastos mensuales fijos y variables requeridos para mantener la empresa activa.

Mercadeo. Todo lo que una empresa hace para obtener y mantener a sus clientes.

Punto de equilibrio. La mínima cantidad de dinero que una empresa debe ingresar para pagar todos los gastos.

Ganancia. Cuando su empresa tiene un saldo positivo tras pagar todos los gastos.

Contabilidad o teneduría de libros. Llevar la cuenta del dinero de su empresa se llama “llevar los libros”.

Cuentas a pagar. Todas las cuentas y gastos mensuales.

Cuentas a cobrar. El dinero que sus clientes le deben.

Flujo de efectivo. El dinero que entra y sale constantemente de una empresa.


Para tener éxito en los negocios

  1. Mantenga sus gastos generales lo más bajos posible.
  2. Conozca a sus clientes y considérelos como prioridad número uno.
  3. Lleve buenos registros para tomar decisiones más inteligentes; no puede administrar lo que no mide.
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