Iniciar una empresa

Primeros pasos tras adquirir una empresa

• Tranquilizar a los empleados
• Facilitar la transición para los clientes y proveedores
• Actualizar los arreglos financieros

Si compra una empresa, he aquí algunos consejos para que la transición sea lo más armoniosa posible:

• Preséntese ante todos los empleados. Si bien usted ha comprado la empresa, en realidad no ha “comprado” a los empleados. Según la situación, los empleados podrían tener que reestablecer la naturaleza de su empleo con usted. Para formar parte de la empresa de la cual usted es propietario, ellos tienen que cumplir ciertos requisitos. Solicite a los empleados que llenen los formularios de empleo necesarios y comuníqueles todas las normas y prácticas vigentes.
• Explique a sus empleados qué cambios (si los hay) se harán en los productos y servicios de la empresa.
• Confirme cuánto se le pagará a cada empleado.
• Póngase en contacto con todos sus clientes. Hágales saber que ha habido un cambio de propietario y que recibirán el mismo servicio, o incluso mejor. Quizá tenga que darles también nueva información sobre facturación o pagos, un nuevo Número de Identificación de Impuestos y nuevos certificados de seguro.
• Asegúrese de que todos sus abastecedores y proveedores actualicen sus registros a fin de indicar que usted es ahora el propietario/operador de la empresa. Si alguna de esas cuentas estaba a nombre del propietario anterior, actualícela.
• Considere abrir una nueva cuenta bancaria comercial. Esto le ayudará a distinguir claramente cuáles transacciones se hicieron antes y cuáles después de que usted compró la empresa.
• Proporcione al banco una copia de los registros legales o de los documentos de incorporación de su empresa.
• Obtenga un Número de Identificación de Impuestos federales.
• Si está arrendando o alquilando el local de su empresa, reúnase con el propietario para firmar el contrato de arriendo o confirmar los términos del convenio de alquiler.

Elija la ubicación perfecta

• Investigue la zona
• Elija un distrito comercial establecido
• Observe a los comercios competidores
• Considere las características de la propiedad
• Consiga un personal de alta calidad

Elegir la ubicación más adecuada para su pequeña empresa puede ser un factor esencial para su éxito, particularmente si usted es un comerciante minorista.

• El primer paso para determinar un lugar ideal es investigar la zona. Pregunte a su Cámara de Comercio local y a los propietarios de comercios acerca de los vecindarios que usted esté considerando. Observe en persona el tráfico de peatones y de vehículos durante los días de semana y en los fines de semana. Asegúrese de que existe la necesidad de su producto o servicio y de que no hay demasiada competencia en la zona inmediata.
• Considere el radio circundante de dos o tres millas como objetivo de su mercado.
• Considere elegir un distrito comercial establecido. Dado que estos distritos se consideran como puntos de destino completos (con cafeterías, restaurantes, compras y servicios como salones de belleza), usted reducirá la necesidad de hacer publicidad y dará credibilidad a la ubicación de su negocio.
• A veces, hasta los comercios competidores de la zona pueden ser beneficiosos para su negocio. Quizá obtenga nuevos clientes que están comprando en comercios similares de la zona.
• Las características de la propiedad también pueden marcar la diferencia. Por ejemplo, en una zona de mucho tráfico peatonal, tener una tienda al nivel de la calle puede ser una gran ventaja con respecto a un competidor que se encuentra en los altos y no puede atraer a quienes miran los escaparates. El espacio disponible para aparcamiento de los clientes también puede resultar un factor crítico. Si no tiene espacios destinados exclusivamente a su negocio, puede perder clientes ante los competidores que tengan un aparcamiento más cómodo. Disponer de estacionamiento para clientes también puede ser fundamental.

Tener una buena ubicación y un buen edificio también puede ayudarle a reunir a un personal de calidad. Un lugar atractivo probablemente ofrecerá un ambiente más agradable para trabajar y hacer compras. El acceso conveniente a líneas de autobuses y trenes contribuirá a atraer tanto a empleados como a clientes.

Siga las reglas de zonificación

• Averigüe si su jurisdicción permite tener empresas en la casa
• Cumpla con las restricciones
• Sea buen vecino
• Consulte a su agente de seguros

Un hombre y una mujer observan los planos para un edificio de oficinas.Quizá usted tenga una idea maravillosa para iniciar un negocio en su casa. Sin embargo, primero consulte a la junta local de zonificación o agencia de uso de edificaciones. Su empresa tiene que cumplir con las regulaciones locales y, si no las cumple, podría tener que pagar multas. Las agencias locales podrían incluso cerrar su empresa.

• Averigüe si su gobierno local permite tener negocios en la casa en las zonas residenciales. Busque en los sitios web de su ciudad o del condado para ver cuáles son las regulaciones de las correspondientes agencias. Algunos gobiernos locales proveen esta información en la web. Otra opción sería buscar en las “páginas azules” de la guía telefónica, o sección gubernamental, para encontrar la agencia pertinente. Busque los títulos como “edificios”, “permisos” o “zonificación”.
  
• Aunque las autoridades locales permitan tener negocios en casa, cabe esperar diversas restricciones. Por ejemplo, algunos gobiernos locales restringen el porcentaje de su residencia que puede utilizar para los negocios, el número de empleados no residentes por hogar y el tamaño y el tipo de carteles exteriores. Algunos prohíben las ventas al por menor en las residencias privadas, requieren que los propietarios tengan aparcamiento fuera de la calle y requieren que los servicios personales, como los tratamientos de belleza, solamente se ofrezcan mediante citas. Estos requisitos pueden cambiar dependiendo del tamaño de la propiedad y de si está ubicada en una zona urbana o rural.
• Sea buen vecino. Si los residentes cercanos presentan quejas, los reguladores pueden multar o cerrar su negocio. Por ejemplo, evite elegir un negocio que atrae a numerosos visitantes desconocidos a su casa, ya que podrían poner nerviosos a los vecinos. Trate de programar una visita por vez y pida a sus visitantes que no obstruyan las entradas de automóviles de sus vecinos al aparcar.
• Los establecimientos ruidosos o que despiden olores –por ejemplo, el tallado de madera o la fabricación de dulces– ocasionan muchas quejas. Sea respetuoso de sus vecinos, por ejemplo, poniendo material aislante acústico en su garaje o no trabajando de noche.

Consulte a su agente de seguros. Las pólizas comunes para propietarios de viviendas no están diseñadas para cubrir empresas ubicadas en la casa y proporcionan una cobertura muy limitada de los bienes de los negocios. Por ejemplo, la póliza estándar para propietarios de casas excluye totalmente la cobertura de un garaje separado que se utilice total o parcialmente para actividades de negocios. Además, es posible que necesite cobertura especial si sus clientes viajan en su automóvil.

Registre un nombre de la compañía

• Revele su identidad
• Conozca las regulaciones de su estado
• Averigüe si otra empresa tiene el mismo nombre
• Publicite su nombre
• Renueve el registro periódicamente

Si su pequeña empresa utiliza un nombre ficticio, por ejemplo “ABC Consulting” en lugar de “Harris Consulting”, usted tiene la obligación legal de revelar quién es el dueño de la compañía. He aquí algunas de las razones y requisitos del registro de un “DBA”, o “registro de negocios”, también llamado a veces “registro de nombre ficticio”.

• El propósito legal de registrar un DBA es revelar la identidad del propietario a los consumidores, quienes pueden solicitar dicha información a la agencia pertinente. En algunos estados, no es necesario registrar un DBA si el nombre de la compañía utiliza cualquier parte del nombre del propietario. Por lo general, el DBA solamente indica su nombre, el nombre de la empresa y una dirección de contacto.
• El registro de un DBA no es lo mismo que la incorporación, que limita la responsabilidad legal del propietario en las demandas judiciales contra su empresa.
• Muchos estados requieren el registro del DBA. Vea cuáles son las regulaciones de su estado, incluyendo qué agencia local se encarga de los DBA. En algunos estados, la publicación de un aviso en el diario local tiene el mismo efecto que el registro de un DBA. Consulte las páginas web de su Secretario de Estado, de la oficina del secretario del condado o del gobierno municipal. También puede preguntar en la Cámara de Comercio local o en la biblioteca pública. Por lo general, se paga una cuota insignificante por el registro de un DBA.
• Una buena razón para registrar un DBA es averiguar si hay otra empresa que ya usa ese nombre exacto. La agencia revisa su base de datos y le informa si encuentra una entrada conflictiva. El registro de un DBA no le proporciona a usted ninguna protección si otra empresa lo demanda por utilizar su nombre. Para proteger sus derechos, usted debe registrar separadamente su nombre comercial en la Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos.
• Después de cualquier tipo de aviso público, puede comenzar a publicitar su nombre por Internet y a través de la radio, medios gráficos y otros medios.  Elija un nombre ficticio que usted crea que atraerá clientes y que sea fácil de recordar.
• Tendrá que renovar periódicamente su registro de DBA, dependiendo del lugar donde se ubique su negocio; en promedio, tendrá que hacerlo cada tres a cinco años. Es posible que la agencia no le informe cuando llegue el momento de la renovación; por eso, asegúrese de estar al tanto de estas fechas importantes.

Seguro de empresa

Seguro de empresa: Esencial para su éxito

Sus bienes. Su reputación. Sus clientes. Las demandas judiciales van en aumento, y sin la protección financiera que provee el seguro de empresa, usted se arriesga a perder todo lo que tanto le ha costado construir. No corra ese riesgo. Protéjase, proteja a sus empleados y proteja la inversión que ha hecho en su empresa.

Como propietario de una empresa, usted asume cierto grado de riesgo por el mero hecho de proveer mercancías o servicios al público. Considere, por ejemplo, esta situación: Un cliente se lesiona en su propiedad y posteriormente lo nombra en una demanda judicial. Basta con un cliente insatisfecho y su empresa podría sufrir un golpe tremendo.

El seguro de empresa ayuda a manejar estos tipos de riesgos y protege sus bienes contra pérdidas como estas, que podrían devastar su situación económica. Por eso tener el seguro de empresa como parte de su plan de negocios es esencial para la estabilidad financiera de su compañía.

El Instituto de Información de Seguros (“Insurance Information Institute”) recomienda que todas las pequeñas empresas – como mínimo– deben tener los siguientes tipos de seguro¹:

• Propiedad
• Responsabilidad civil
• Seguro de automóviles de empresa
• Compensación por accidentes laborales

Además, puede convenir tener otros tipos de seguro, entre ellos:

• Póliza de propietario de empresa
• Seguro de responsabilidad civil complementaria
• Cobertura de errores y omisiones
• Seguro médico colectivo

Posicione su empresa para crecer

Tanto si es propietario único y trabaja en su casa, como si tiene una empresa con múltiples localidades y muchos empleados, es clave asegurarse de tener el seguro de empresa más apropiado. Considere:

• ¿Cuánto podría costarle reemplazar los bienes de su compañía, como los equipos y el inventario?
• ¿Cuánto puede pagar por un deducible?
• ¿Podría reducir sus primas tomando medidas de prevención de pérdidas como instalar cámaras de seguridad en su propiedad o dar cursos de seguridad en el trabajo a los empleados?
• ¿Ahorrará dinero en las primas si combina varios tipos de seguro de empresa en una sola póliza?
• ¿Tiene suficiente protección de seguro de empresa para cumplir con los requisitos de cobertura de su estado?

Para incorporar el seguro de empresa a la estrategia de crecimiento a largo plazo de su compañía, consulte a un agente de seguros confiable para preparar un plan que no solamente le brinde la cobertura que necesita hoy sino que se pueda ampliar fácilmente para crecer junto con su organización.

¹Insurance Information Institute. Small Business Insurance Basics. February 7, 2008. http://www.iii.org

Terminología básica de seguros

Documento provisional de cobertura
Un documento emitido por una compañía de seguros que funciona como evidencia provisional de cobertura de seguro para un solicitante, antes de que se emita la póliza.

Mitigar riesgos
Disminuir el impacto de los posibles peligros, como un incendio, robo o falla de seguridad.

Póliza en paquete
Varias coberturas separadas de seguro de empresa que se reúnen y se venden como una unidad.

Agencia calificadora
Una organización, como la Oficina de Servicios de Seguros (“Insurance Services Office”, o “ISO” por sus siglas en inglés) que provee datos globales de la industria a aseguradores pequeños o especiales, con el fin de ayudarles a preparar precios y costos estimados relacionados con el pago de reclamaciones.

Gestión de riesgos
Un proceso destinado a gestionar sistemáticamente las pérdidas accidentales de una organización.

Solicitar un crédito comercial

Si está pensando en pedir dinero prestado para su pequeña empresa, evalúe cuidadosamente sus necesidades y opciones. He aquí algunas sugerencias sobre cómo proceder:

• Primero, vea si su problema podría resolverse mejorando su flujo de efectivo, en lugar de obtener un préstamo. Por ejemplo, ¿puede obtener más dinero en efectivo mejorando la eficiencia de las cobranzas (es decir, cuánto tardan sus clientes en pagarle)? ¿O podría cambiar a un sistema de inventorio “justo a tiempo” para que su dinero no esté atado en un inventario que no necesita ahora mismo?
• A continuación, estudie su situación financiera. Además de los informes que reflejan lo que ocurrió en el pasado, usted tiene que crear informes que representen la mejor predicción de los resultados futuros. Un ejemplo importante es la proyección más fundamentada del flujo de efectivo. Si usted va a un banco a pedir un préstamo, es probable que el banco quiera ver su proyección de flujo de efectivo y su plan de negocios.
• Después, considere los riesgos de contraer deudas. Recuerde que el prestamista probablemente le pida que firme una garantía personal. Si no puede pagar el préstamo, su empresa y su crédito personal sufrirán graves consecuencias.
• Por último, considere los probables vaivenes de su empresa en el futuro y qué impacto tendrán dichos ascensos y descensos en sus finanzas. Por medio de una planificación adecuada, con control de los gastos y con el cobro más rápido de lo que le deben puede acortar los períodos de dificultades financieras.

Si usted decide solicitar crédito, la primera reunión con su prestamista puede prestar significativa influencia en sus posibilidades de ser aprobado. Antes de su reunión, Calcule la estructura de costos y los ingresos proyectados. Conteste la pregunta clave: ¿superan los ingresos a los costos? Establezca cuánto capital de trabajo se necesita para sostener el negocio hasta que sea provechoso.

El prestamista le pedirá que dé pruebas de sus estimaciones. Por ejemplo, si compra una máquina cara, el banquero desea ver pruebas de que la compañía fabricante le venderá esa máquina al costo mencionado. El prestamista también le preguntará: ¿Qué forma de negocio tiene?, ¿Tiene los permisos necesarios?

Usted debe hacer preguntas también: Pregúntele cuáles son los términos del banco. Los términos son la tasa de interés, el plazo (o sea, la duración del préstamo), los requisitos de colateral y  la cantidad que el banco está dispuesto a prestar. Pregunte también si el banco tiene conocimientos de negocios como el suyo.

Recursos para ayudarle

He aquí una lista de sitios Web útiles del gobierno de los Estados Unidos y de Wells Fargo para ayudarle a iniciar, administrar y hacer crecer su propia empresa.

U.S. Department of Labor
Información sobre leyes laborales; derechos de los trabajadores
dol.gov

U.S. Patent and Trademark Office
Información sobre leyes y procedimientos relacionados con las marcas registradas y las patentes
uspto.gov